Das Tool ist perfekt geeignet für Verbände, Vereine, Non-Profit-Organisationen, KMUs und Privatpersonen, welche über keine geeignete Fakturierungssoftware verfügen und Ihre Adressdaten in einer Excel Datei pflegen. Gilomen Faktura vereinfacht im Besonderen das Aufbereiten von wiederkehrenden Rechnungsstellungen von Jahresgebühren und/oder Beiträge und bietet den Versand der PDF-Rechnung direkt über E-Mail an. Das Tool beinhaltet auch eine Schnittstelle für das Verbuchen der Rechnungen in die Infoniqa ONE 50 Debitorenbuchhaltung.

1. So wird es gemacht:

Daten aufbereiten
Sie pflegen die Adressdaten mit einer vorgegebenen Struktur in einer Excel-Datei. Wenn die Adressdaten auch eine Email enthalten, dann erkennt das Programm automatisch den Versand der PDF-Rechnung an die hinterlegte Email. Ergänzend können Sie Verrechnungspositionen hinterlegen, welche bei der Aufbereitung der Rechnung im Tool automatisch zugezogen werden.

Daten einlesen und aufbereiten
Die Excel-Datei wird in das Tool eingelesen, hinterlegte Verrechnungspositionen werden automatisch übernommen oder können nachträglich einzeln- oder an alle Adressen gemeinsam über eine Auswahl von Verrechnungspositionen zugeteilt.

Produktionslauf starten
Über einen Knopf werden die vorbereiteten Daten in formell gültige QR-Rechnungen im PDF-Format aufbereitet.

Rechnungen drucken oder versenden
Die aufbereiteten Rechnungen werden ausgeruckt und/oder per Email verschickt.

Rechnungen in die Infoniqa ONE 50 Extra Buchhaltung verbuchen
Die Rechnungen werden buchhalterisch konform an die Infoniqa ONE 50 Debitorenbuchhaltung übergeben. Die Übertragung wird protokolliert.

Produktionslauf speichern
Auf Wunsch kann der Produktionslauf für eine Wiederverwendung gespeichert werden.

2. Produkt Eigenheiten

• Intuitive Bedienung durch prozessorientiertes Design und Vorgehen
• Jederzeit und von überall Zugriff über einen Web-Link
• Die PDF-Rechnungen werden in einem Verzeichnis als File abgespeichert
• On-Line Hilfe

3. Funktionen

• Erfassen von Mandanten Adressdaten inklusive Bankenangaben
• Hinterlegen von mehrsprachigen Kopftexten, Zahlungsbedingungen
• Einstellen von Seitenränder und Druckposition der Adresse rechts- oder links
• Einstellung Belege beim Verbuchen konsolidieren
• Definieren von Rechnungsvorlagen und Logos
• Zuteilen Infoniqa ONE 50 Buchhaltungsmandant
• Festlegen der Rechnungsnummer, Datum, Sammelkonto, Währung, Zahlungsbedingung, Geschäftsfall Nummer oder OP-Code
• Einstellen MWST Brutto oder Netto
• Hinterlegen vom MWST Sätzen
• Hinterlegen einer Laufnummer für BESR Codes anhand QR Anforderungen
• Hinterlegen der Email Vorlage und SMTP Einstellung
• Erfassen von Verrechnungspositionen mit Preis, Rabatt, Einheit, MWST, Konto, Kostenstellen und vordefinierten Texten mit Makro-Funktionen

4. Verfügbarkeit & Gebühren

Das Tool ist in einer Standardversion für das Aufbereiten von Rechnungen oder zusätzlich mit einer Extraversion für das Verbuchen in die Infoniqa ONE 50 Buchhaltung verfügbar.

Standard	CHF 60.00 / Monat
Extra	plus CHF 20.00 / Monat

Die Mindestlaufzeit beträgt 6 Monate.

5. Weitere Tools

Die Gilomen EDV AG bietet ergänzende Tools für individuelle Prozessoptimierung an. Fehlt Ihnen ein spezieller Report oder möchten Sie einfach Ihre Arbeitsabläufe durch einen Fachmann prüfen lassen, dann melden Sie sich einfach bei uns.

Haben wir Sie angesprochen, oder sind Sie an einem DEMO Link interessiert, dann teilen Sie uns einfach Ihr Anliegen an verkauf@gilomenedv.ch mit.